Faktúry nie sú len „PDFká do e-mailu“. Sú to účtovné a daňové doklady, ktoré musíš vedieť preukázať pri kontrole. Preto je dôležité mať jasnú odpoveď na otázku: Ako dlho musím uchovávať faktúry?
V praxi sa najčastejšie pracuje s tým, že účtovnú a daňovú dokumentáciu (vrátane faktúr) je potrebné uchovávať minimálne 10 rokov.
Pri dokladoch súvisiacich s nehnuteľnosťami sa v praxi stretneš aj s dlhšou dobou uchovávania (napr. 20 rokov). Ak riešiš prenájmy, kúpu alebo technické zhodnotenie, oplatí sa mať tieto doklady archivované extra dôsledne.
Elektronická archivácia je v praxi najpohodlnejšia, ale musí spĺňať základné požiadavky:
Praktický tip: nepodceňuj konzistentné pomenovanie súborov a štruktúru priečinkov (rok → mesiac → typ dokladu).
Keď máš faktúry „roztrúsené“ v e-mailoch a na diskoch, stane sa toto:
Golu je navrhnuté tak, aby si mal faktúry a súvisiace dokumenty prehľadne na jednom mieste a vedel ich jednoducho zdieľať s účtovníkom.
Ak chceš zjednodušiť celý proces, pozri si online fakturáciu v Golu a článok o tom, ako funguje tímová spolupráca a prístup pre účtovníka.